ככל שעסק הופך לגדול יותר, ומעסיק מספר עובדים רב יותר, כך הופכת התקנת שעון נוכחות לצורך חיוני יותר. קיימים מחקרים המראים כי בעיות ברישום שעות העבודה (טעויות רישום, עיגול שעות, רישום לא מדוייק ועוד) יכולה לגרום לעסק הוצאות מיותרות בשל תשלומי יתר. התקנת שעון נוכחות בעסק הינה איפוא הוצאה שיכולה ליצור לעסק בסופו של דבר חסכון רב.
עם זאת, העלות הגבוהה יחסית של שעון נוכחות לעסק מרתיעה בעלי עסקים רבים מהתקנתו, מה שמונע במעלי העסקים מלקבל תמונה ברורה של עלויות כוח האדם ופרופיל הנוכחות בעסק.
חובת התקנת שעון נוכחות בעסק
ביום 1 בפברואר 2009 נכנס לתוקפו תיקון 24 לחוק הגנת השכר התשי"ח (1958) שלכאורה עלול לחייב אחוז גבוהה מאד מן המעבידים בארץ להתקין בעקבותו שעון נוכחות בעסק. עם זאת, התקנת שעון נוכחות אינו חובה על פי הלשון המפורשת של החוק, אך ללא התקנת שעוני נוכחות בעסק, יתקשה מאד המעביד לעמוד בהגדרות המופיעות בתיקון החדש. הגדרת התיקון מחייבת את המעביד לציין בתלוש השכר של העובד נתונים שונים בפירוט רב, ובינהם את מספר ימי העבודה ושעות העבודה שבעדם משולם השכר.
במקביל לתיקון חוק הגנת השכר תוקן גם 25(א1) בחוק שעות עבודה ומנוחה התשי"א (1951) העוסק ברישום שעות העבודה בפועל של העובד. התיקון קובע כי המעביד יערוך רישום של שעות העבודה, שעות המנוחה ושעות נוספות באופן שוטף. התיקון קובע גם כי במידה והרישום בפנקס לא מבוצע באמצעים מכניים, דיגיטליים או אלקרוניים (כלומר באמצעות שעון נוכחות מסודר) אזעל הרישום להחתם מידי יום בידי העובד, ולהיות מאושר בחתימת אחראי שהמעביד מינה לכך.
ניתן להבין כי לפי לשון החוק לא מוטלת חובה על המעסיק להתקין שעון נוכחות בעסק, אך מעביד שלא יתקין שעון נוכחות יאלץ למנות אדם שיבצע רישום ידני של שעות העבודה של העובדים, מה שעלול לגרור עומס רב על אותו אדם.
סוגי שעוני נוכחות
קיימים כיום בשוק מספר סוגים של שעוני נוכחות:
- שעונים מבוססי כרטיס נייר - דורשים איסוף ידני לצורך ביצוע החישובים.
- שעונים מבוססי כרטיס מגנטי
- שעונים מבוססי זיהוי ביומטרי (בדרך כלל טביעת אצבע)
- שעונים מבוססי כרטיס חכם בו המידע נשמר גם על הכרטיס.
כל עסק צריך לבחור את שעון הנוכחות המתאים לצרכיו ולתקציבו.
