כל שנה ושנה מצטרפים עוד אנשים לשוק התעסוקה, במקביל לכך עולם העבודה הולך ומשתנה, אנשים רבים עובדים בבתיהם, אחרים מנהלים לוח זמנים היברידי, המשלב עבודה בבית ובמשרד. כל אלו מהווים אתגר לעובדים ומעסיקים כאחד, בכל הנוגע להתנהלות נכונה ומעקב אחר שעות העבודה. כך למשל, תלוש השכר עשוי להכיל חוסר שעות עבודה, או לחילופין שעות עבודה נוספות (אומנם מדובר בטעות שאינה נפוצה במיוחד, אך היא מתרחשת מפעם לפעם). ארגונים גדולים ומעסיקים קטנים גם כן, מנסים לייעל את עצמם, בכל הקשור לניצול וניהול זמן העבודה בצורה מיטבית, על מנת להימנע מטעויות כאלו ואחרות, וביניהן טעויות הקשורות למעקב תקין אחר שעות העבודה של העובד, במשרד ומחוצה לו. במאמר הבא נסביר לכם כיצד להתנהל נכון ואילו דרכים יכולות לסייע לכם בכך.
חוק הגנת השכר: תיקון 24 לחוק
ראשית נסביר מהו חוק הגנת השכר, מדובר בחוק הקובע חובה על דיווח נוכחות, ורישומן של שעות העבודה באופן שוטף, לרבות שעות נוספות ושעות מנוחה. רישום השעות ייעשה בצורה אלקטרונית, דיגיטלית או ידנית. הרישום יכלול את שעות העבודה, השעות הנוספות, שעות המנוחה השבועיות וסיכום של סך שעות העבודה בפועל. אחריות המעקב מוטלת על מקום העבודה, כלומר על המעסיק.
למרות חוק הגנת השכר ועל אף ביצוע המעקב אחר שעות העבודה, המשיכו לצוץ בבתי הדין לעבודה מחלוקות בין עובדים למעסיקיהם, לגבי היקף שעות העבודה והשעות הנוספות, מאחר ואלו מהווים בסיס לחישוב דמי ההבראה, ימי מחלה ותשלומי הפיצויים כמובן. חל קושי להוכיח מי מבין הצדדים צודק, ובעקבות כך נקבעו תיקונים ספציפיים בחוק, אשר הטילו על המעסיק את ההוכחה לכך, שאין בסיס לטענה של אי תשלום שכר. דרך ההוכחה לזה נקבעה בתיקון המופיע בסעיף 24 לחוק הגנת השכר.
תיקון 24 הינו חוק דיווח נוכחות, אשר נכנס לתוקף בשנת 2009 וקובע על כל מעסיק להנפיק תלוש שכר ובו פירוט מלא של שעות העבודה, שעות נוספות, שעות מנוחה וימי היעדרות של העובד. חוק זה חל על כלל העובדים, בין אם הם עובדים במשרד או עובדים מהבית, עובדים בכירים או עובדים זוטרים, בעלי שכר גלובלי או שכר שעתי, כולם כאחד מקבלים תלוש שכר חודשי, המפרט באופן מלא את היקף שעות עבודתם.
משאבים שעשויים לסייע בניהול שעות העובדים
כאמור, בעידן בו אנו חיים, כאשר עובדים רבים עובדים תחת הסכמי אמון, ממקומות שונים ובזמנים שונים, ניהול מעקב אחר שעות העבודה, הינו אתגר לא פשוט. אין ספק שהפתרון המיטבי לכך הוא באמצעות מערכת דיגיטלית, מבוססת ענן הנגישה לכולם, מכל מקום ובכל זמן. מערכת מסוג זה מאפשרת מענה על שני נושאים מרכזיים: שעון נוכחות עובדים וסידור עבודה, דבר החוסך זמן רב וכוח אדם. נוסף על כך מערכת כזו מייעלת באופן משמעותי את העבודה, המערכת מנהלת רישום ומעקב אוטומטים אחר פעילות העובדים ומייתרת את הצורך בפיקוח אנושי. סידור העבודה הינו כלי חשוב, המאפשר לארגון לעקוב אחר התקדמות וביצוע תהליכים, זהו גם כלי המסייע לעובדים עצמם, בניהול משימות, קביעת משמרות, יצירת תזכורות ועוד.
שימוש באפליקציות מעקב שעות העבודה
ישנן אפליקציות רבות שמטרתן לעקוב אחר תהליכי העבודה ולייעל אותם. מלבד מעקב אחר שעות העבודה הן מסייעות למעסיק לנהל באופן יעיל צוות עובדים, לעקוב אחר הרגלי העבודה שלהם ולהשתמש במידע בכדי לייעל את התהליכים וביצוע המשימות. שעון נוכחות עובדים באפליקציות מתקדמות מאפשר לעובדים במשרד או בבית להחתים שעות כניסה ויציאה, ללא תלות במיקומם הפיזי.
